Pismo wyjaśniające stan rozliczeń jest pismem informacyjnym, którego celem jest wyjaśnienie sprzecznej sytuacji dotyczącej rozliczenia z otrzymanego towaru, którego wartość jest nieadekwatna do przesłanej kwoty. W dokumencie należy wpisać dane adresata, datę zawarcia danej umowy, kwotę ustalonego rachunku, datę oraz kwotę przedpłaty oraz datę otrzymania wadliwego bądź niepełnego towaru. Pismo może dotyczyć również innych sytuacji sprzecznych. Wzory dokumentów są dostępne do wglądu i pobrania poniżej.